Lưu ý 8 điều này khi viết email, khả năng thành công sẽ lên đến 90%

Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, email trở thành một phương tiện không thể thiếu. Việc viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm.

Email có nhiều điểm khác biệt vì thế cũng đòi hỏi những kĩ năng “khác biệt” hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả. Nếu bạn muốn email của mình luôn được đọc đầu tiên và hữu ích đối với người nhận, hãy áp dụng những quy tắc sau:

Tên email

• Không lấy những tên vớ vẩn, vui đùa đặt cho email. Ví dụ: bedethuong123@…, anhchangdeptrai69@… Những email dạng này sẽ gây phản cảm với nhà tuyển dụng và gần như bị vứt xó ngay lập tức bất kể nội dung bên trong.
• Tên email nên thể hiện được họ tên của bạn, và có thể thêm vào một phần nữa, về những điều bạn tự hào nhất, muốn giới thiệu đến người khác về bản thân. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, quê hương…
• Các con số kèm theo là có thể chấp nhận, nhưng không được quá dài. Những email như hungpham12345678921356789@… sẽ gây ấn tượng không tốt. Tuy đó là những điều nhỏ nhặt nhưng bạn nên chú ý, tránh mắc phải sai lầm này.

Tiêu đề email phải đúng chủ đề

Tiêu đề email rất quan trọng, nó thu hút chú ý của người được nhận email. Nó cho biết email này có nội dung là gì và quyết định có đọc tiếp email không. Vì vậy, hãy viết tiêu đề email sao cho thật ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng cần chọn lựa kĩ càng ngôn từ để người nhận email nắm chính xác nội dung của email. Nếu email bạn gửi thường xuyên mang tính định kì, như báo cáo công việc hàng tuần, báo cáo doanh số kinh doanh hàng tháng, hàng quý hay báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi email trong tiêu đề.

Đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề, Việc này cũng kì dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tiêu đề. Về lâu dài, khi cần tìm lại email của bạn đã gửi cho họ để xem lại nội dung cũ nhưng không có tiêu đề họ sẽ khó lòng mà tìm lại được email của bạn.

Mở đầu và kết thúc mail

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Kính chào” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng anh, chị trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này. Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” , “chào buổi sáng”… để mở đầu. Một điều cần chú ý là lời chào nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp.

Nhớ cảm ơn lịch sự, kèm với sự hi vọng nhận được hồi âm hoặc cuộc hẹn từ phía anh (chị) để chúng ta có thể trao đổi nhiều hơn về công việc. Để nhanh gọn hơn bên dưới nên kèm số phone của mình. Tóm lại, dù trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

Vài dòng giới thiệu ngắn gọn

Trong email, đừng chỉ viết ngắn gọn “Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí X và đính kèm là sơ yếu lí lịch của tôi” mà hãy liệt kê những điểm mạnh của bản thân, lí do nhà tuyển dụng nên chú ý tới bạn. Từ đó khiến họ tò mò và tìm hiểu nhiều hơn về bạn. Đây có thể là phiên bản ngắn gọn của thư xin việc và như vậy bạn cũng không cần gửi đính kèm thư xin việc. Tốt nhất nên viết 4 – 5 dòng giới thiệu ngắn gọn vì người nhận sẽ chỉ nhanh chóng lướt qua trong vài giây. Hãy đọc kĩ phần mô tả công việc của nhà tuyển dụng, bắt lấy một vài “từ khóa” và sử dụng chúng trong email để nhà tuyển dụng thấy được sự phù hợp của bạn với vị trí công việc.

Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn” … Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp.

Gửi file đính kèm

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm tên và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.

Hãy là người dùng email chuyên nghiệp

Nếu bạn thường xuyên liên lạc qua email, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên. Hay bạn cần viết một email dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một email cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được email của họ và cho biết thời gian sẽ trả lời họ một cách chính thức. Khi bạn không thể đọc email trong thời gian một hay nhiều ngày, bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.

Đối với email nội bộ, bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng cần viết email nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như email gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng.

Lưu ý rằng trước khi gửi mail hãy nhớ kiểm tra cẩn thận lại phần nội dung, địa chỉ gửi mail.

Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến văn hóa ứng xử, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng cần được chú ý. Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức rằng, một bức email chỉn chu có thể mang lại những kết quả không ngờ đến, đặc biệt là trong công việc.

Theo Thethaovanhoa.vn