8 thói quen viết email không chuyên nghiệp nên tránh
Đối với hầu hết người đi làm, email là một cách giao tiếp hiệu quả, đơn giản và khi được sử dụng đúng cách sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và tạo ra các mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, bởi sự dễ dàng và tốc độ mà nhiều người thường mắc các lỗi khiến họ trông như người nghiệp dư, điển hình là 8 điều sau.
Cập nhật thông tin việc làm nhanh nhất tại: https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-nhanh
“Trả lời tất cả” cho mọi việc
Theo Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng CareerLink, trước khi bạn nhấn “Trả lời cho tất cả” hãy luôn dừng lại và suy nghĩ kỹ. Hãy tự hỏi “Mọi người trong mail này có thực sự cần biết câu trả lời của tôi hay không?”. Nếu không, bạn chỉ nên trả lời đến người gửi. Bạn sẽ chịu trách nhiệm về việc làm cho hộp thư đến của mọi người bị xáo trộn lên ít nhất trong một ngày nếu cứ trả lời “bất chấp”. Nếu không chắc chắn liệu họ có nên nhận được thông tin hay không thì cũng đừng quá lo lắng, luôn có tùy chọn “chuyển tiếp” để bạn có thể gửi đến họ sau này.
“CC” không phù hợp
Nếu không được sự cho phép của ai đó mà lại CC họ trong email, bạn sẽ gặp rắc rối bởi họ có thể không muốn chia sẻ thông tin liên lạc của mình (đặc biệt là với người bên ngoài công ty) hoặc không cảm thấy thoải mái khi bị “kéo” vào cuộc thảo luận. Do đó, chỉ chuyển tiếp hoặc chia sẻ email với người nhận khác khi bạn chắc chắn rằng tất cả họ là một phần cần thiết của cuộc trao đổi. Hãy dành thời gian để xác nhận nếu bạn có bất kỳ sự nghi ngờ nào.
Quên tệp đính kèm
Có thể bạn cho rằng điều này hoàn toàn bình thường, là một lỗi không quá lớn nhưng nếu đã trở thành thói quen, bạn sẽ bị đánh giá là người hời hợt, bất cẩn. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra kỹ thư trước khi gửi và cố gắng đính kèm tài liệu trước khi soạn thảo nội dung thư.
Lạm dụng chức năng “khẩn cấp”
Chỉ sử dụng chức năng “cờ đỏ” trong các tình huống thực sự cấp bách. Đừng là người lúc nào cũng gào lên “Khẩn cấp!” bởi điều này có thể gây khó chịu cho người nhận và khi bạn cần gửi email với một cuộc khủng hoảng thật sự sẽ không ai tin bạn.
Nói dông dài
Bạn nên nói điều cần nói một cách ngắn gọn và súc tích. Nếu bạn “lạc đề”, nhắc lại những điểm đã trình bày hay nói một vài điều không liên quan đến người nhận thì sẽ không thể đảm bảo thông tin cốt lõi bạn cần truyền đạt sẽ được tiếp thu tốt nhất. Hãy tôn trọng thời gian của chính bạn và của người nhận email. Bạn cần đơn giản, ngắn gọn nhất có thể và đảm bảo rằng thông tin của bạn là quan trọng.
Tiêu đề mơ hồ
Người nhận email cần được biết mục tiêu nội dung email của bạn chỉ đơn giản bằng cách liếc nhìn dòng tiêu đề trong hộp thư đến. Do đó, cần tránh 3 điều sau: sử dụng tiêu đề không rõ ràng như “Xin chào” hoặc “FYI” (thông tin cho bạn); sử dụng một câu đầu trong nội dung email làm tiêu đề; hay để trống tiêu đề. Các hành động chỉ cho thấy bạn là người lười biếng mà thôi.
Sai chính tả, ngữ pháp
Bạn có thể nghĩ rằng mình sẽ không bị đánh giá về bất cứ điều gì khác ngoại trừ nội dung của email nhưng thực tế là có đấy. Cần đảm bảo sử dụng đúng dấu chấm câu, viết hoa, kiểm tra chính tả, đúng ngữ pháp và phông chữ chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc hoặc màu chữ quá sặc sỡ. Hãy trình bày email một cách chuyên nghiệp để người nhận có thể dễ dàng đọc được.
Viết hoa tất cả nội dung
Bạn có thể giải thích cho hành động này là muốn tạo sự lôi cuốn, hài hước hoặc nhấn mạnh ý muốn nói nhưng thực sự bạn đang thể hiện sự cáu gắt và điều đó tạo cảm giác khó chịu cho người nhận. Nếu muốn nhấn mạnh, hãy sử dụng chữ in đậm, in nghiêng hoặc gạch dưới để thay thế.
Hãy tránh tạo ra các lỗi nhỏ, bất cẩn khi gửi email bởi điều đó không thể hiện sự chuyên nghiệp trong khi bạn thực sự là một nhân viên giỏi. Đừng hi sinh chất lượng vì sự nhanh chóng và cũng đừng để mất sự tôn trọng vì một mắc phải một vài lỗi email có thể tránh được, bạn nhé!
Hoàng Oanh
